为确保公司文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

一、公文的收发

（一）公文的收发、领取、寄送，原则上由综合行政部负责。

（二）各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”上登记、填写。

二、公文的处理

（一）公文按机密程度可分为以下几类：

1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。

2.机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

3.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。

4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5.传阅。指在本公司内部传阅的文书。

（二）公文的处理原则

1.由综合行政部经理负责对公文进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对公文进行具体处理。

2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级领导取得联系，按上级指示办理。

3.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

三、请示审批

（一）凡公司经营事项，都必须经请示并获得董事长、总经理审查、裁决和公文批复之后，方能实行；重大决策事项应按照公司《重大事项内部监督管理实施细则》报市国资委审批、备案后实施。

（二）须请示审批事项

1.职务及重要人事安排。

2.各种制度性规定的变更。

3.重要契约的缔结、解除与变更。

4.诉讼行为。

5.与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等。

6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。

7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。

8.分支机构的增减与升降。

9.预算与决算等事宜。

10.借款与贷款及借贷银行的开设与变更。

11.重要高额物品的采购。

12.有关公司经营的重要计划与企划。

13.其他上述未涉及的重要事项。

（三）请示审批者为各部门、下属各单位负责人。

（四）请示审批的事项，必须以提案文书的方式。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

（五）请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有送部门。

（六）请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者、部门，并签名。

（七）请示提案原本归综合行政部保管。

四、文书的制作

（一）文书制作要领

1.文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确、规范。

2.起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，加以证明的必须作出交代，必要时附上相关资料与文件。

3.必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。

（二）文书的起草必须征得部门负责人同意，并且在部门负责人有了明确的决定之后进行。文书的草案必须予以保存。

（三）重要文书，必须会同法律顾问会审，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。

（四）文书的署名

1.公司内文书，如果是一般往来文书，只需部门负责人署名；如果是单纯上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由公司领导署名，或者署有关部门的负责人名与职务。

2.对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，根据规定署董事长、总经理的姓名，或由其指名责任者署名。

五、文书的整理与保存

（一）全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

（二）文书的保存年限

1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要文书。

2.保存10年文书，包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表；永久保存以外的重要文书。

3.保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书。

4.保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门负责人确定保存年限。

（三）全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜。