赣州发展投资控股集团有限责任公司文书管理制度
赣州发展投资控股集团有限责任公司文书管理制度
作者: 编辑:本站 发布时间:2012-10-28 13:31:11 点击数:11261
为确保公司文书事务顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率,特制定本制度。
一、公文的收发
(一)公文的收发、领取、寄送,原则上由综合行政部负责。
(二)各部门的邮寄文书,必须于发送前在“发信登记本”上登记、填写。
二、公文的处理
(一)公文按机密程度可分为以下几类:
1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。
2.机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
3.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。
5.传阅。指在本公司内部传阅的文书。
(二)公文的处理原则
1.由综合行政部经理负责对公文进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由指定下属对公文进行具体处理。
2.如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级领导取得联系,按上级指示办理。
3.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
三、请示审批
(一)凡公司经营事项,都必须经请示并获得董事长、总经理审查、裁决和公文批复之后,方能实行;重大决策事项应按照公司《重大事项内部监督管理实施细则》报市国资委审批、备案后实施。
(二)须请示审批事项
1.职务及重要人事安排。
2.各种制度性规定的变更。
3.重要契约的缔结、解除与变更。
4.诉讼行为。
5.与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等。
6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。
7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。
8.分支机构的增减与升降。
9.预算与决算等事宜。
10.借款与贷款及借贷银行的开设与变更。
11.重要高额物品的采购。
12.有关公司经营的重要计划与企划。
13.其他上述未涉及的重要事项。
(三)请示审批者为各部门、下属各单位负责人。
(四)请示审批的事项,必须以提案文书的方式。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
(五)请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份,分送有送部门。
(六)请示提案文书必须编号,注明起草者或请示者、部门,并签名。
(七)请示提案原本归综合行政部保管。
四、文书的制作
(一)文书制作要领
1.文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确、规范。
2.起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,加以证明的必须作出交代,必要时附上相关资料与文件。
3.必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。
(二)文书的起草必须征得部门负责人同意,并且在部门负责人有了明确的决定之后进行。文书的草案必须予以保存。
(三)重要文书,必须会同法律顾问会审,并且在正式文书形成前,掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
(四)文书的署名
1.公司内文书,如果是一般往来文书,只需部门负责人署名;如果是单纯上报文书,或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由公司领导署名,或者署有关部门的负责人名与职务。
2.对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,根据规定署董事长、总经理的姓名,或由其指名责任者署名。
五、文书的整理与保存
(一)全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。
(二)文书的保存年限
1.永久保存文书,包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册文书;重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证书;有关公司历史的文书;决算书和其他重要文书。
2.保存10年文书,包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表;永久保存以外的重要文书。
3.保存5年文书,指不需要保存10年的次重要文书。
4.保存一年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件,则由所在部门负责人确定保存年限。
(三)全部重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜。